GmbH-Gesellschaftsvertrag: Warum „von der Stange“ später oft richtig teuer wird

Fünf typische Schwachstellen in Muster-Gesellschaftsverträgen – und wie Sie mit individueller Gestaltung Streit, Notarkosten und Blockaden vermeiden.

Viele GmbH- oder UG-Gründungen starten mit einem Standard-Gesellschaftsvertrag – häufig aus einem Muster, das „schnell geht“, vom Steuerberater vorbereitet oder beim Notar als bewährte Vorlage genutzt wird. Das ist verständlich: In der Gründungsphase zählt Tempo, und man möchte Kosten sparen.

Das Problem dabei: Der Gesellschaftsvertrag ist keine bloße Formalie. Er ist die „Verfassung“ Ihres Unternehmens. Was am Anfang „praktisch“ wirkt, kann später zu Dauerärger mit erheblichem Streitpotenzial, unnötigen Notarterminen und vermeidbaren Kosten führen. Das gilt insbesondere deshalb, weil sich nachher häufig der eine oder andere Gesellschafter benachteiligt fühlt – und eine Änderung dann nur noch schwer oder gar nicht mehr durchsetzbar ist. Solange am Anfang alle das gleiche Ziel vor Augen haben, wäre dieselbe Regelung oft völlig unproblematisch für alle Beteiligten gewesen.

Notar und Steuerberater: Wichtig – aber nicht auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

In der Praxis erlebe ich regelmäßig, dass Gründer annehmen, Notar oder Steuerberater hätten „schon alles Nötige“ geregelt. Das ist ein Trugschluss, denn beide Berufsgruppen verfolgen einen anderen Auftrag.

Der Notar beurkundet und sorgt für rechtssichere Formulierungen. Dabei ist er jedoch zur Neutralität verpflichtet. Eine umfassende, interessengeleitete Gestaltung für eine Seite darf er schlichtweg nicht leisten. Der Steuerberater wiederum denkt in der Regel primär steuerlich. Gesellschaftsrechtliche Konfliktsituationen – Trennung, Tod, Zerwürfnis, Exit oder Blockaden – stehen dabei nicht im Fokus.

Merksatz: Je individueller die Gesellschafterstruktur und die Ziele der Beteiligten, desto wichtiger ist eine spezialisierte anwaltliche Gestaltung – bevor es später „knirscht“ oder sogar „knallt“.

Warum Individualität beim Gesellschaftsvertrag so wichtig ist

Jede Gesellschaft besteht aus mehreren Gesellschaftern, die unterschiedliche persönliche Interessen verfolgen. Diese Interessen verschieben und verändern sich mit der Zeit. Das allein wäre kein Problem – wenn der Gesellschaftsvertrag flexibel genug wäre. Doch genau hier liegt die Schwierigkeit: Änderungen am Gesellschaftsvertrag einer GmbH oder UG sind formbedürftig. Sie müssen regelmäßig notariell beurkundet und im Handelsregister eingetragen werden.

Was bedeutet das konkret? Wenn eine Regelung starr in die Satzung geschrieben ist, müssen Sie bei jeder Anpassung zum Notar. Ist eine Regelung dagegen flexibel ausgestaltet – beispielsweise über Öffnungsklauseln, Verweise auf Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsordnungen oder separate Vereinbarungen –, können Sie vieles durch einfachen Gesellschafterbeschluss lösen: schnell, kostengünstig und ohne Registerverfahren.

Praxistipp: Ein guter Rechtsberater geht genau darauf ein und sichert Ihnen Freiräume, bevor Sie diese benötigen. Der Gesellschaftsvertrag sollte zwei Dinge gleichzeitig leisten: Konflikte verhindern durch klare Spielregeln für typische Krisensituationen – und Handlungsfähigkeit gewährleisten, ohne dass bei jeder Kleinigkeit die Satzung geändert werden muss.

Fünf typische Schwachstellen in Muster-Gesellschaftsverträgen

In meiner täglichen Beratungspraxis sehe ich regelmäßig dieselben Problemstellen in Standardverträgen. Im Folgenden zeige ich die fünf häufigsten Schwachstellen auf und erkläre, warum sie Unternehmer früher oder später zu teuren Änderungen zwingen.

1. Gewinnverwendung: Starre Regeln statt flexibler Gestaltung

In vielen Musterverträgen ist fest vorgeschrieben, dass der Gewinn „nach Anteilen“ zu verteilen ist. In der Praxis wünschen die Gesellschafter jedoch häufig etwas ganz anderes: abweichende Ausschüttungen, eine variable Ausschüttungspolitik je nach Liquiditätslage oder steuerliche Optimierungen – etwa über eine angemessene Geschäftsführer-Vergütung, Tantiemen oder die Bildung von Rücklagen.

Eine Öffnungsklausel, die abweichende Gewinnverteilungen oder flexible Ergebnisverwendungsbeschlüsse ermöglicht, fehlt in Standardverträgen regelmäßig. Die Folge: Die Satzung muss angepasst werden – mit allen damit verbundenen Kosten für Notar und Handelsregister.

Besser: Gestalten Sie die Gewinnregeln so, dass die konkrete Verteilung jährlich per Beschluss flexibel entschieden werden kann – mit klaren Mehrheiten, Schutzmechanismen und Dokumentationsregeln.

2. Geschäftsführung und Vertretung: Unklare Machtverhältnisse

Standardverträge sind in diesem Bereich oft grob gestrickt: „Jeder Geschäftsführer vertritt allein“ oder „Gesamtvertretung“ – ohne Rücksicht auf die konkrete Struktur des Unternehmens. Befreiungen von den Einschränkungen des § 181 BGB werden häufig pauschal und ohne tieferes Verständnis ihrer Tragweite erteilt. Es fehlen Regelungen im Innenverhältnis, die bestimmen, in welchen Fällen eine Einzelvertretung gerade nicht gewünscht ist.

Die Folgen sind absehbar: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer kann allein Verträge schließen, obwohl die anderen das nie wollten. Es fehlt ein Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte – etwa für Kredite, größere Investitionen, Leasing, Einstellungen oder IP-Übertragungen. Bei mehreren Gesellschaftern entstehen Blockaden, weil Mehrheiten oder Vetorechte nicht sauber geregelt sind.

Besser: Balancieren Sie Vertretungsregeln und Zustimmungsvorbehalte von Anfang an so aus, dass die Handlungsfähigkeit gewahrt bleibt, aber ein wirksamer Schutz vor Alleingängen besteht – idealerweise so, dass Anpassungen über Beschluss oder Geschäftsordnung möglich bleiben.

3. Vertretung im Krankheitsfall: Musterverträge sind oft zu eng gefasst

Ein in der Praxis häufig unterschätzter Punkt: Viele Muster-Gesellschaftsverträge regeln die Vertretung sehr „geschlossen“. Oft sind nur die Gesellschafter selbst zur Vertretung berechtigt – oder allenfalls Stellvertreter innerhalb eines eng definierten Personenkreises, beispielsweise Personen, die einer berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Das mag auf dem Papier „sauber“ wirken, führt im Alltag jedoch schnell zu gravierenden Problemen: Was passiert, wenn der einzige handlungsfähige Gesellschafter plötzlich krank wird oder ausfällt? Oft soll dann kurzfristig eine weitere Person – ein leitender Mitarbeiter, ein Familienangehöriger oder ein kaufmännischer Leiter – vertretungsberechtigt werden, um Zahlungen freizugeben, Verträge zu unterzeichnen oder den Betrieb am Laufen zu halten.

Genau hier hakt es bei vielen Standardverträgen. Eine zusätzliche Vertretungsberechtigung ist schlicht nicht möglich, weil der Gesellschaftsvertrag keine entsprechende Öffnung vorsieht. Die Folge ist teuer und zeitraubend: Es bleibt häufig nur der Weg einer Satzungsänderung mit Notartermin und Registereintragung.

Besser: Nehmen Sie eine Öffnungsklausel auf, nach der die Gesellschafter per Beschluss – mit klar definierten Mehrheiten und Grenzen – weitere Personen zur Vertretung bestellen können. Idealerweise sind Vollmachten für den Krankheitsfall exakt abgestimmt und lösen im Notfall eine klar definierte Prozesskette aus.

4. Gesellschafterwechsel, Vinkulierung und Abfindung: Der Zündstoff schlechthin

Wenn ein Gesellschafter ausscheiden will oder muss, entscheidet die Satzung über existenzielle Fragen: Wer darf Anteile kaufen? Wie wird bewertet? Wann wird gezahlt? Was passiert bei Tod, Scheidung oder Insolvenz eines Gesellschafters?

Musterverträge sind hier regelmäßig zu kurz, zu unbestimmt oder führen zu unfairen Ergebnissen – entweder ruinös teuer für die Gesellschaft oder existenzbedrohend für den Ausscheidenden. Die Folge ist Streit, und eine Satzungsänderung ist in diesem Moment regelmäßig nicht mehr möglich. Sei es, weil ein Erbe sich querstellt, oder weil mehrere Gesellschafter gegensätzliche Interessen verfolgen und ihre eigenen Interessen über die der Gesellschaft stellen.

Besser: Gestalten Sie Exit- und Abfindungsregeln vorausschauend: mit klar definierter Bewertungsmethode, festgelegten Stichtagen, Ratenzahlungsoptionen und angemessenen Abschlägen bei Pflichtverstößen.

5. Beschlussmehrheiten: Entweder zu weich – oder zu hart

Viele Musterverträge arbeiten mit Mehrheitsregelungen, die wenig mit der Realität zu tun haben. Zentrale Fragen bleiben offen: Welche Themen erfordern qualifizierte Mehrheiten? Gibt es Vetorechte – etwa für Gründer oder Investoren? Und was passiert bei Patt-Situationen, insbesondere bei einer 50/50-Beteiligung?

Ohne klare Mechanismen drohen Dauerblockaden, faktische Erpressbarkeit oder – im umgekehrten Fall – die Überstimmung in existenziellen Fragen durch eine knappe Mehrheit.

Besser: Entwickeln Sie eine Mehrheiten-Architektur, die zum konkreten Geschäftsmodell passt, ergänzt um klare Deadlock-Regeln – etwa Mediation, Schlichtung oder einen Stichentscheid, je nach Konstellation.

Checkliste: Wann ein Standardvertrag besonders gefährlich ist

Ein Muster-Gesellschaftsvertrag ist besonders riskant, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen auf Ihre Situation zutrifft:

• Mehr als zwei Gesellschafter oder ungleiche Beteiligungen
• Investor oder Family & Friends an Bord
• Unterschiedliche Rollen der Gesellschafter (operativ vs. finanziell)
• 50/50-Konstellation mit erhöhtem Deadlock-Risiko
• Geistiges Eigentum – IP, Software oder Marken – im Spiel
• Starkes Wachstum und ein späterer Exit sind geplant
• Sensible Daten, Geheimnisse oder externe Manager bzw. Dienstleister beteiligt

Fazit: Der beste Zeitpunkt für Individualisierung ist vor der Unterschrift

Ein Standardvertrag kann eine Gründung ermöglichen – aber er verhindert selten Streit. Gerade beim Gesellschaftsvertrag gilt: Einmal sauber gestalten ist günstiger, als ihn später „reparieren“ zu müssen.

Denn „reparieren“ bedeutet in der Praxis: Notartermin, Registerverfahren und Kosten bei jeder einzelnen Änderung. Im Konfliktfall ist eine Anpassung häufig überhaupt nicht mehr möglich.

Wer die Satzung am Anfang bereits maßgeschneidert auf Gesellschafter, Rollen, Ziele und mögliche Konfliktfälle anpasst, spart später nicht nur Geld – sondern vor allem Nerven und Zeit.