Elektronische Kassensysteme müssen seit Anfang 2020, wenn es von der Bauart her möglich ist, mit einer sogenannten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Bisher gilt hier eine Übergangsfrist mit einer Nichtbeanstandungsregelung. Prüfer sind derzeit also noch angehalten, das Fehlen einer solchen TSE nicht zu bemängeln. Aufgrund der Corona-Pandemie und der wirtschaftlich angespannten Lage der Unternehmen, wurde diese Frist von den meisten Bundesländern – darunter auch Sachsen –bis 31. März 2021 verlängert. Doch was passiert danach?
Fehlende TSE rechtfertigt Strafverfahren
Ab 01. April 2021 können Steuerprüfer bei Kassennachschauen oder Außenprüfungen (Betriebsprüfungen) das Fehlen einer TSE regulär beanstanden. Und das wird nicht als Bagatelle eingestuft: Stößt der Finanzamtsmitarbeiter etwa bei einer unangekündigten Kassennachschau auf fehlende zertifizierte Sicherheitseinrichtungen an einer oder mehreren dafür geeigneten Kassen, kann er die Nachschau schnell zur Außenprüfung ausweiten.
Die Finanzbehörde ist in dieser Situation sogar dazu berechtigt, die eingereichte Steuererklärung zu verwerfen und eine eigene Schätzung zu Umsatz und Gewinn einzuleiten. Dabei wird das jeweilige Unternehmen einem externen Betriebsvergleich mit ähnlichen Firmen unterzogen und an branchentypischen Werten gemessen. Eine solche Schätzung resultiert für die Betroffenen erfahrungsgemäß meist in hohen Steuernachzahlungen. Zudem wird das Fehlen einer zertifizierten TSE mitunter als Vorsatz gewertet – was zusätzlich die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens zur Folge hat. Wie können sich Unternehmen schützen?
Rechtsbeistand kann helfen
Betriebe sollten natürlich dafür Sorge tragen, dass ihre elektronischen Kassensysteme den Anforderungen entsprechen. In manchen Fällen ist dies aber nicht ohne weiteres möglich. Etwa, wenn der Hersteller die entsprechende Ausrüstung nicht rechtzeitig liefern kann, es Probleme mit der Kompatibilität gibt oder der technische Support den Einbau nicht zeitnah realisieren kann. Dann sollten entsprechende Nachweise und Informationen etwa des Herstellers aufbewahrt und der Finanzbehörde bei Bedarf vorgelegt werden.
Kommt es zu einer Betriebsprüfung, ist die Unterstützung durch einen Fachanwalt für Steuerrecht ratsam. Dieser kann im Sinne des Mandanten argumentieren und das Einleiten eines Strafverfahrens im besten Fall sogar abwenden. Auch die vom Finanzamt angestellten Schätzungen können durch das Eingreifen eines erfahrenen Rechtsexperten mitunter gemindert werden.
Meldepflicht nicht vergessen
Es reicht nicht, die Kasse oder Kassen eines Unternehmens mit einer TSE auszurüsten. Erfolgt ein Umbau, muss dieser auch bei der zuständigen Finanzbehörde angezeigt werden. Bereits seit Anfang 2020 sind Betriebe verpflichtet, Neuanschaffungen oder die Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen wie Kassen zu melden.
Was ist die TSE eigentlich genau?
Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung protokolliert alle Vorgänge an einer Kasse. Diese werden manipulationssicher für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert und sind für einen Prüfer über eine Schnittstelle leicht auslesbar. Er kann die Daten der TSE dann mit den vorhandenen Belegen und gemachten Angaben der Steuerpflichtigen abgleichen. Das soll den Behörden helfen, bargeldintensive Betriebe wie Bäckereien, Fleischereien, Frisöre, Kioske oder Gastronomien effektiver zu kontrollieren.
Rechtsanwalt Sandro Dittmann
Fachanwalt für Steuerrecht
Fachanwalt für Handels- & Gesellschaftsrecht
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