Das Wichtigste vorab: Warum dieses BMF-Schreiben für Immobilieneigentümer so bedeutsam ist

Wer eine Immobilie saniert, renoviert oder modernisiert, steht vor einer steuerrechtlich folgenreichen Frage: Sind die angefallenen Kosten sofort als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar – oder müssen sie über Jahrzehnte abgeschrieben werden? Die Antwort entscheidet darüber, ob Sie Ihre Steuerlast kurzfristig um Zigtausende Euro senken können oder ob die steuerliche Wirkung auf 50 Jahre gestreckt wird.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 26. Januar 2026 ein neues, umfassendes Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Modernisierungs- und Erhaltungsaufwendungen bei Gebäuden veröffentlicht. Es ersetzt die bisherigen BMF-Schreiben aus 2003 und 2017 und gilt in allen noch offenen Fällen. Für die Beratungspraxis und für Immobilieneigentümer bringt es wichtige Klarstellungen – und einige Verschärfungen.

Dieser Artikel erklärt die zentralen Neuerungen strukturiert und praxisnah, mit Beispielen, Tabellen und konkreten Handlungsempfehlungen.

TL;DR – Das Wichtigste auf einen Blick
Das neue BMF-Schreiben vom 26.01.2026 ersetzt die bisherigen Regelungen aus 2003 und 2017. Entscheidend ist die Abgrenzung: Sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand oder aktivierungspflichtige Herstellungskosten? Standardhebung bei Wohngebäuden liegt vor, wenn ≥ 3 der 4 zentralen Ausstattungsmerkmale (Heizung, Sanitär, Elektro, Fenster) deutlich aufgewertet werden. Der Betrachtungszeitraum wurde von 5 auf 3 Jahre verkürzt. Smart-Home-Technik wird erstmals explizit als Merkmal des sehr anspruchsvollen Standards definiert. Die Feststellungslast liegt beim Finanzamt – nicht beim Steuerpflichtigen.

1. Die vier Kategorien: Grundlagen der Abgrenzung

Das Steuerrecht kennt für Aufwendungen an Gebäuden vier grundsätzlich verschiedene Kategorien. Welche Kategorie greift, hat massive Auswirkungen auf die steuerliche Abzugsfähigkeit:

Der Regelfall ist der sofort abziehbare Erhaltungsaufwand. Jede der drei anderen Kategorien ist eine Ausnahme, die einer besonderen Prüfung bedarf – und die das neue BMF-Schreiben nun deutlich präziser regelt.

2. Anschaffungskosten: Wann führen Sanierungen zur Aktivierung?

Objektive und subjektive Funktionstüchtigkeit

Anschaffungskosten entstehen nicht nur durch den Kaufpreis selbst, sondern auch durch alle Aufwendungen, die erforderlich sind, um das Gebäude in einen „betriebsbereiten Zustand“ zu versetzen (§ 255 Abs. 1 HGB). Das BMF-Schreiben unterscheidet dabei zwei Dimensionen:

• Objektive Funktionstüchtigkeit: Das Gebäude muss grundsätzlich nutzbar sein. Fehlen wesentliche Teile (z.B. die Heizungsanlage ist vollständig defekt), führt deren Reparatur zu Anschaffungskosten.
• Subjektive Funktionstüchtigkeit: Das Gebäude muss für den konkreten Verwendungszweck des Erwerbers nutzbar sein. Wer eine frühere Anwaltskanzlei als Zahnarztpraxis nutzen möchte, muss die dafür notwendigen Umbaukosten aktivieren.

Wichtig: Wird das Gebäude ab dem Übergang von Besitz, Nutzungen und Lasten sofort zur Einkünfteerzielung oder zu eigenen Wohnzwecken genutzt, sind nachfolgende Instandsetzungsmaßnahmen grundsätzlich keine Anschaffungskosten mehr – es sei denn, es liegt eine Standardhebung vor.

Praxishinweis: Vorsicht bei Leerstand beim Erwerb
Wer eine leerstehende Immobilie erwirbt, muss genau prüfen, ob objektive und subjektive Funktionstüchtigkeit vorliegen. Bei einem unvermieteten Gebäude ist dies zunächst offen – und Sanierungsmaßnahmen können zu Anschaffungskosten führen. Wird das Gebäude hingegen sofort nach Erwerb zur Vermietung angeboten, spricht viel für eine bereits bestehende Funktionstüchtigkeit.

3. Das Kernthema: Standardhebung bei Wohngebäuden

Die vier zentralen Ausstattungsmerkmale

Das BMF-Schreiben definiert exakt vier Bereiche, anhand derer der Standard eines Wohngebäudes beurteilt wird. Nur diese Bereiche sind maßgeblich:

1. Heizungsinstallation (Umfang und Qualität)
2. Sanitärinstallation (Umfang und Qualität)
3. Elektroinstallation (Umfang und Qualität)
4. Fenster (Umfang und Qualität)

Ausdrücklich ausgeschlossen: Maßnahmen wie das Anbringen einer Wärmedämmung an der Fassade oder ein Balkonanbau fließen nicht in die Standardprüfung ein. Das hat erhebliche Auswirkungen, gerade bei energetischen Sanierungen.

Die drei Standardstufen – Übersicht

Das BMF-Schreiben unterscheidet drei Standardstufen. Die folgende Tabelle fasst zusammen, welche konkreten Merkmale welchem Standard zuzuordnen sind:

Wann liegt eine Standardhebung vor? Die 3-von-4-Regel

Eine Standardhebung – und damit Herstellungskosten – liegt vor, wenn mindestens drei der vier zentralen Ausstattungsmerkmale von einem niedrigeren auf einen höheren Standard angehoben werden. Dabei gilt:

• Kein einheitlicher Ausgangspunkt erforderlich: Die drei Bereiche können von unterschiedlichen Ausgangsstandards aus angehoben werden.
• Keine Einheitlichkeit beim Zielstandard: Es reicht, dass jeder der drei Bereiche um mindestens eine Stufe steigt.
• Kombination mit Erweiterung möglich: Wird in Kombination mit einer Erweiterung (z.B. Dachausbau) der Standard in nur zwei Bereichen gehoben, gilt ebenfalls eine Standardhebung.

Wichtige Neuerung: Beobachtungszeitraum verkürzt
Der Beobachtungszeitraum für die Vermutungsregel der Sanierung in Raten wurde von früher 5 Jahren auf nun 3 Jahre verkürzt. Das ist für laufende Sanierungsprojekte bedeutsam – im Zeitpunkt der Veröffentlichung noch nicht vollendete Ratensanierungen werden ab sofort mit dem 3-Jahres-Zeitraum bewertet.

4. Energetische Sanierung und Smart Home – Was gilt steuerlich?

Wärmedämmung und Heizungsaustausch

In der Praxis ist die Frage rund um energetische Sanierungen besonders relevant. Das BMF-Schreiben stellt klar:

• Eine bloße Energieeffizienzverbesserung führt nicht automatisch zu Herstellungskosten. Eine deutliche Minderung des Endenergiebedarfs allein genügt nicht.
• Der Austausch einer modernen, technisch einwandfreien Öl- oder Gasheizung gegen eine Wärmepumpe, Solarthermieanlage oder Wasserstoffheizung allein begründet keine Anhebung auf „sehr anspruchsvollen Standard“ – der Gebrauchswert erhöht sich dadurch nicht wesentlich.
• Fassadendämmung ist kein zentrales Ausstattungsmerkmal und fließt grundsätzlich nicht in die Standardhebungsprüfung ein.

Steuerlich günstige Konsequenz
Energetische Einzelmaßnahmen können weiterhin als sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand geltend gemacht werden – sofern sie nicht Teil einer umfassenden Standardhebung in ≥ 3 Bereichen sind.

Smart Home als Merkmal des sehr anspruchsvollen Standards

Erstmals explizit geregelt: Smart-Home-Technologie kann den „sehr anspruchsvollen Standard“ begründen. Konkret führen folgende Maßnahmen zu einer Hebung in den Höchststandard:

• Heizung: Vollständig smart-home-gesteuerte Heizungsanlage (Präsenzsensoren, tageszeit-abhängige Automatisierung).
• Elektro: Smart-Home-Automatisierung der Beleuchtung und Beschattung; überwiegend integrierte Deckenbeleuchtung.
• Fenster: Tönbare Verglasung (z.B. elektrochromes Glas, LC-Glas, thermochromes Glas); Fensterfronten oder Glasfassaden.

Für Eigentümer hochwertiger Objekte bedeutet das: Eine vollständige Smart-Home-Modernisierung in mindestens 3 Bereichen löst Herstellungskosten aus – auch wenn der Ausgangszustand bereits mittlerem Standard entsprach.

5. Anschaffungsnahe Herstellungskosten – § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG

Die 15 %-Grenze im Detail

Wer eine Immobilie kauft und innerhalb der ersten drei Jahre nach Erwerb Sanierungsmaßnahmen durchführt, muss die 15 %-Grenze im Blick haben: Übersteigen die Netto-Sanierungskosten in diesem Zeitraum 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes (ohne Grundstück), werden alle diese Kosten rückwirkend zu anschaffungsnahen Herstellungskosten – sie sind dann nur noch über die AfA absetzbar.

Was fällt in die 15 %-Berechnung?
Einzubeziehen: Alle Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen am Gebäude (auch Schönheitsreparaturen wie Tapezieren, Streichen, Bodenbeläge). Aufwendungen zur Herstellung der Betriebsbereitschaft (auch verdeckte Mängel). Kosten für wesentliche Verbesserungen.
Nicht einzubeziehen: Erweiterungsmaßnahmen, jährlich übliche Erhaltungsarbeiten (z.B. Wartungsverträge, Rohrreinigung), Mieterabfindungen.

Gestaltungsmöglichkeit: Übergang des wirtschaftlichen Eigentums clever timen

Das BMF-Schreiben bestätigt eine in der Praxis etablierte Gestaltungsmöglichkeit: Der Dreijahreszeitraum beginnt taggenau ab dem Übergang des wirtschaftlichen Eigentums (Besitz, Gefahr, Nutzungen und Lasten). Durch eine vertragliche Verschiebung dieses Übergangs – z.B. indem im notariellen Kaufvertrag ein späteres Übergabedatum vereinbart wird, die Sanierungsarbeiten aber bereits vorher durchgeführt werden – können umfassende Sanierungskosten außerhalb des § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG gehalten werden.

Diese Gestaltung ist nicht missbräuchlich, wenn sie klar vertraglich dokumentiert ist und einem echten wirtschaftlichen Konzept entspricht.

Rückwirkendes Ereignis bei Über-/Unterschreiten der 15 %-Grenze

Das BMF-Schreiben bestätigt: Wird die 15 %-Grenze erst im zweiten oder dritten Jahr nach Erwerb überschritten – oder wegen Erstattungen wieder unterschritten – handelt es sich um ein rückwirkendes Ereignis gemäß § 175 Abs. 1 Nr. 2 AO. Alle betroffenen Vorjahresbescheide sind zu korrigieren.

6. Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten im Zusammentreffen

In der Praxis führt eine umfassende Sanierung häufig dazu, dass ein Teil der Maßnahmen sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand ist, ein anderer Teil zu Herstellungskosten führt. Das BMF-Schreiben gibt klare Regeln zur Aufteilung:

• Grundsatz: Aufteilung, auch im Schätzungswege, nach den jeweiligen Kostenanteilen.
• Ausnahme bautechnisches Ineinandergreifen: Sind Maßnahmen bautechnisch voneinander abhängig (z.B. Ausbesserungsarbeiten an Fundamenten als Vorbedingung für einen Anbau), gilt die gesamte Maßnahme als Herstellungskosten.
• Kein bautechnisches Ineinandergreifen entsteht allein dadurch, dass Renovierungsarbeiten gleichzeitig mit Herstellungsarbeiten durchgeführt werden, um Unannehmlichkeiten zu minimieren.

Beispiel aus dem BMF-Schreiben
Wird eine Dachgaube aufgesetzt (Erweiterung → Herstellungskosten) und gleichzeitig das gesamte schadhafte Dach neu gedeckt, so sind die Kosten für das Neudecken des übrigen Daches Erhaltungsaufwand. Sie greifen bautechnisch nicht mit dem Gaubeneinbau ineinander.

7. Feststellungslast: Das Finanzamt muss beweisen

Ein für Steuerpflichtige besonders wichtiger Punkt: Die Feststellungslast für Tatsachen, die eine Behandlung als Anschaffungs- oder Herstellungskosten begründen, trägt grundsätzlich das Finanzamt. Das bedeutet: Das Finanzamt muss beweisen, dass eine wesentliche Verbesserung vorliegt oder dass der Standard eines Gebäudes gehoben wurde.

Allerdings kehrt sich diese Beweislast de facto um, wenn der Steuerpflichtige seiner erhöhten Mitwirkungspflicht (§ 90 Abs. 1 Satz 3 AO) nicht nachkommt. Das Finanzamt kann dann aus Indizien schließen – insbesondere wenn:

• eine Modernisierung in zeitlicher Nähe zum Erwerb von Grund auf durchgeführt wurde,
• hohe Aufwendungen für die vier zentralen Ausstattungsmerkmale dokumentiert sind oder
• der Mietzins im Anschluss an die Baumaßnahmen erheblich angehoben wurde.

Handlungsempfehlung
Dokumentieren Sie den Zustand der Immobilie vor Beginn von Sanierungsmaßnahmen sorgfältig – am besten mit Fotos, Sachverständigengutachten oder einem detaillierten Bauzustandsbericht.

Checkliste: So vermeiden Sie ungewollte Herstellungskosten

• Zustand der Immobilie vor Sanierungsbeginn sorgfältig dokumentieren (Fotos, Gutachten, Bestandsaufnahme).
• Zahl der aufgewerteten Ausstattungsmerkmale im Blick behalten: Weniger als 3 von 4 bedeutet keine Standardhebung.
• Bei Neuerwerb: 15 %-Grenze überwachen – laufende Kostenkalkulation für die ersten 3 Jahre.
• Vertragsgestaltung nutzen: Übergabezeitpunkt im Kaufvertrag taktisch planen, Sanierungen ggf. vor wirtschaftlichem Eigentumsübergang durchführen.
• Kostenaufteilung bei gemischten Maßnahmen von Beginn an strukturieren (separate Rechnungen für Erhaltungs- vs. Herstellungsmaßnahmen).
• Bei Ratensanierungen: Gesamtplanung dokumentieren, damit einzelne Jahresmaßnahmen klar dem Gesamtkonzept zugeordnet werden können.
• Schönheitsreparaturen im 3-Jahres-Zeitraum nach Erwerb in die 15 %-Berechnung einbeziehen.
• Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht frühzeitig in Sanierungsplanung einbeziehen.

Fazit: Steuerliche Weichenstellung schon bei der Sanierungsplanung

Das neue BMF-Schreiben bringt Klarheit in einen der komplexesten Bereiche des Immobiliensteuerrechts. Für Eigentümer und Investoren ist es wichtiger denn je, Sanierungsmaßnahmen steuerlich vorab zu planen – denn die Entscheidung zwischen sofortigem Werbungskostenabzug und jahrzehntelanger AfA kann einen sechsstelligen Steuereffekt ausmachen.

Die zentralen Stellschrauben: Kontrolle der aufgewerteten Ausstattungsmerkmale, Überwachung der 15 %-Grenze im 3-Jahres-Zeitraum nach Erwerb, sorgfältige Dokumentation des Ausgangszustands und taktische Vertragsgestaltung beim Immobilienkauf.

Quellen & Rechtsgrundlagen: BMF-Schreiben v. 26.01.2026 – IV C 1 – S 2253/00082/001/064 | § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG | § 255 HGB | BFH-Urteile IX R 64/99, X R 9/99, IX R 15/15, IX R 25/14, IX R 22/15, IX R 29/21 u.a.

Fünf typische Schwachstellen in Muster-Gesellschaftsverträgen – und wie Sie mit individueller Gestaltung Streit, Notarkosten und Blockaden vermeiden.

Viele GmbH- oder UG-Gründungen starten mit einem Standard-Gesellschaftsvertrag – häufig aus einem Muster, das „schnell geht“, vom Steuerberater vorbereitet oder beim Notar als bewährte Vorlage genutzt wird. Das ist verständlich: In der Gründungsphase zählt Tempo, und man möchte Kosten sparen.

Das Problem dabei: Der Gesellschaftsvertrag ist keine bloße Formalie. Er ist die „Verfassung“ Ihres Unternehmens. Was am Anfang „praktisch“ wirkt, kann später zu Dauerärger mit erheblichem Streitpotenzial, unnötigen Notarterminen und vermeidbaren Kosten führen. Das gilt insbesondere deshalb, weil sich nachher häufig der eine oder andere Gesellschafter benachteiligt fühlt – und eine Änderung dann nur noch schwer oder gar nicht mehr durchsetzbar ist. Solange am Anfang alle das gleiche Ziel vor Augen haben, wäre dieselbe Regelung oft völlig unproblematisch für alle Beteiligten gewesen.

Notar und Steuerberater: Wichtig – aber nicht auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten

In der Praxis erlebe ich regelmäßig, dass Gründer annehmen, Notar oder Steuerberater hätten „schon alles Nötige“ geregelt. Das ist ein Trugschluss, denn beide Berufsgruppen verfolgen einen anderen Auftrag.

Der Notar beurkundet und sorgt für rechtssichere Formulierungen. Dabei ist er jedoch zur Neutralität verpflichtet. Eine umfassende, interessengeleitete Gestaltung für eine Seite darf er schlichtweg nicht leisten. Der Steuerberater wiederum denkt in der Regel primär steuerlich. Gesellschaftsrechtliche Konfliktsituationen – Trennung, Tod, Zerwürfnis, Exit oder Blockaden – stehen dabei nicht im Fokus.

Merksatz: Je individueller die Gesellschafterstruktur und die Ziele der Beteiligten, desto wichtiger ist eine spezialisierte anwaltliche Gestaltung – bevor es später „knirscht“ oder sogar „knallt“.

Warum Individualität beim Gesellschaftsvertrag so wichtig ist

Jede Gesellschaft besteht aus mehreren Gesellschaftern, die unterschiedliche persönliche Interessen verfolgen. Diese Interessen verschieben und verändern sich mit der Zeit. Das allein wäre kein Problem – wenn der Gesellschaftsvertrag flexibel genug wäre. Doch genau hier liegt die Schwierigkeit: Änderungen am Gesellschaftsvertrag einer GmbH oder UG sind formbedürftig. Sie müssen regelmäßig notariell beurkundet und im Handelsregister eingetragen werden.

Was bedeutet das konkret? Wenn eine Regelung starr in die Satzung geschrieben ist, müssen Sie bei jeder Anpassung zum Notar. Ist eine Regelung dagegen flexibel ausgestaltet – beispielsweise über Öffnungsklauseln, Verweise auf Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsordnungen oder separate Vereinbarungen –, können Sie vieles durch einfachen Gesellschafterbeschluss lösen: schnell, kostengünstig und ohne Registerverfahren.

Praxistipp: Ein guter Rechtsberater geht genau darauf ein und sichert Ihnen Freiräume, bevor Sie diese benötigen. Der Gesellschaftsvertrag sollte zwei Dinge gleichzeitig leisten: Konflikte verhindern durch klare Spielregeln für typische Krisensituationen – und Handlungsfähigkeit gewährleisten, ohne dass bei jeder Kleinigkeit die Satzung geändert werden muss.

Fünf typische Schwachstellen in Muster-Gesellschaftsverträgen

In meiner täglichen Beratungspraxis sehe ich regelmäßig dieselben Problemstellen in Standardverträgen. Im Folgenden zeige ich die fünf häufigsten Schwachstellen auf und erkläre, warum sie Unternehmer früher oder später zu teuren Änderungen zwingen.

1. Gewinnverwendung: Starre Regeln statt flexibler Gestaltung

In vielen Musterverträgen ist fest vorgeschrieben, dass der Gewinn „nach Anteilen“ zu verteilen ist. In der Praxis wünschen die Gesellschafter jedoch häufig etwas ganz anderes: abweichende Ausschüttungen, eine variable Ausschüttungspolitik je nach Liquiditätslage oder steuerliche Optimierungen – etwa über eine angemessene Geschäftsführer-Vergütung, Tantiemen oder die Bildung von Rücklagen.

Eine Öffnungsklausel, die abweichende Gewinnverteilungen oder flexible Ergebnisverwendungsbeschlüsse ermöglicht, fehlt in Standardverträgen regelmäßig. Die Folge: Die Satzung muss angepasst werden – mit allen damit verbundenen Kosten für Notar und Handelsregister.

Besser: Gestalten Sie die Gewinnregeln so, dass die konkrete Verteilung jährlich per Beschluss flexibel entschieden werden kann – mit klaren Mehrheiten, Schutzmechanismen und Dokumentationsregeln.

2. Geschäftsführung und Vertretung: Unklare Machtverhältnisse

Standardverträge sind in diesem Bereich oft grob gestrickt: „Jeder Geschäftsführer vertritt allein“ oder „Gesamtvertretung“ – ohne Rücksicht auf die konkrete Struktur des Unternehmens. Befreiungen von den Einschränkungen des § 181 BGB werden häufig pauschal und ohne tieferes Verständnis ihrer Tragweite erteilt. Es fehlen Regelungen im Innenverhältnis, die bestimmen, in welchen Fällen eine Einzelvertretung gerade nicht gewünscht ist.

Die Folgen sind absehbar: Ein Gesellschafter-Geschäftsführer kann allein Verträge schließen, obwohl die anderen das nie wollten. Es fehlt ein Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte – etwa für Kredite, größere Investitionen, Leasing, Einstellungen oder IP-Übertragungen. Bei mehreren Gesellschaftern entstehen Blockaden, weil Mehrheiten oder Vetorechte nicht sauber geregelt sind.

Besser: Balancieren Sie Vertretungsregeln und Zustimmungsvorbehalte von Anfang an so aus, dass die Handlungsfähigkeit gewahrt bleibt, aber ein wirksamer Schutz vor Alleingängen besteht – idealerweise so, dass Anpassungen über Beschluss oder Geschäftsordnung möglich bleiben.

3. Vertretung im Krankheitsfall: Musterverträge sind oft zu eng gefasst

Ein in der Praxis häufig unterschätzter Punkt: Viele Muster-Gesellschaftsverträge regeln die Vertretung sehr „geschlossen“. Oft sind nur die Gesellschafter selbst zur Vertretung berechtigt – oder allenfalls Stellvertreter innerhalb eines eng definierten Personenkreises, beispielsweise Personen, die einer berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Das mag auf dem Papier „sauber“ wirken, führt im Alltag jedoch schnell zu gravierenden Problemen: Was passiert, wenn der einzige handlungsfähige Gesellschafter plötzlich krank wird oder ausfällt? Oft soll dann kurzfristig eine weitere Person – ein leitender Mitarbeiter, ein Familienangehöriger oder ein kaufmännischer Leiter – vertretungsberechtigt werden, um Zahlungen freizugeben, Verträge zu unterzeichnen oder den Betrieb am Laufen zu halten.

Genau hier hakt es bei vielen Standardverträgen. Eine zusätzliche Vertretungsberechtigung ist schlicht nicht möglich, weil der Gesellschaftsvertrag keine entsprechende Öffnung vorsieht. Die Folge ist teuer und zeitraubend: Es bleibt häufig nur der Weg einer Satzungsänderung mit Notartermin und Registereintragung.

Besser: Nehmen Sie eine Öffnungsklausel auf, nach der die Gesellschafter per Beschluss – mit klar definierten Mehrheiten und Grenzen – weitere Personen zur Vertretung bestellen können. Idealerweise sind Vollmachten für den Krankheitsfall exakt abgestimmt und lösen im Notfall eine klar definierte Prozesskette aus.

4. Gesellschafterwechsel, Vinkulierung und Abfindung: Der Zündstoff schlechthin

Wenn ein Gesellschafter ausscheiden will oder muss, entscheidet die Satzung über existenzielle Fragen: Wer darf Anteile kaufen? Wie wird bewertet? Wann wird gezahlt? Was passiert bei Tod, Scheidung oder Insolvenz eines Gesellschafters?

Musterverträge sind hier regelmäßig zu kurz, zu unbestimmt oder führen zu unfairen Ergebnissen – entweder ruinös teuer für die Gesellschaft oder existenzbedrohend für den Ausscheidenden. Die Folge ist Streit, und eine Satzungsänderung ist in diesem Moment regelmäßig nicht mehr möglich. Sei es, weil ein Erbe sich querstellt, oder weil mehrere Gesellschafter gegensätzliche Interessen verfolgen und ihre eigenen Interessen über die der Gesellschaft stellen.

Besser: Gestalten Sie Exit- und Abfindungsregeln vorausschauend: mit klar definierter Bewertungsmethode, festgelegten Stichtagen, Ratenzahlungsoptionen und angemessenen Abschlägen bei Pflichtverstößen.

5. Beschlussmehrheiten: Entweder zu weich – oder zu hart

Viele Musterverträge arbeiten mit Mehrheitsregelungen, die wenig mit der Realität zu tun haben. Zentrale Fragen bleiben offen: Welche Themen erfordern qualifizierte Mehrheiten? Gibt es Vetorechte – etwa für Gründer oder Investoren? Und was passiert bei Patt-Situationen, insbesondere bei einer 50/50-Beteiligung?

Ohne klare Mechanismen drohen Dauerblockaden, faktische Erpressbarkeit oder – im umgekehrten Fall – die Überstimmung in existenziellen Fragen durch eine knappe Mehrheit.

Besser: Entwickeln Sie eine Mehrheiten-Architektur, die zum konkreten Geschäftsmodell passt, ergänzt um klare Deadlock-Regeln – etwa Mediation, Schlichtung oder einen Stichentscheid, je nach Konstellation.

Checkliste: Wann ein Standardvertrag besonders gefährlich ist

Ein Muster-Gesellschaftsvertrag ist besonders riskant, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen auf Ihre Situation zutrifft:

• Mehr als zwei Gesellschafter oder ungleiche Beteiligungen
• Investor oder Family & Friends an Bord
• Unterschiedliche Rollen der Gesellschafter (operativ vs. finanziell)
• 50/50-Konstellation mit erhöhtem Deadlock-Risiko
• Geistiges Eigentum – IP, Software oder Marken – im Spiel
• Starkes Wachstum und ein späterer Exit sind geplant
• Sensible Daten, Geheimnisse oder externe Manager bzw. Dienstleister beteiligt

Fazit: Der beste Zeitpunkt für Individualisierung ist vor der Unterschrift

Ein Standardvertrag kann eine Gründung ermöglichen – aber er verhindert selten Streit. Gerade beim Gesellschaftsvertrag gilt: Einmal sauber gestalten ist günstiger, als ihn später „reparieren“ zu müssen.

Denn „reparieren“ bedeutet in der Praxis: Notartermin, Registerverfahren und Kosten bei jeder einzelnen Änderung. Im Konfliktfall ist eine Anpassung häufig überhaupt nicht mehr möglich.

Wer die Satzung am Anfang bereits maßgeschneidert auf Gesellschafter, Rollen, Ziele und mögliche Konfliktfälle anpasst, spart später nicht nur Geld – sondern vor allem Nerven und Zeit.

Warum die Trennung von Privatvermögen und Firmenvermögen entscheidend ist und weshalb die Stiftung die effektivste Lösung darstellt

Der Vermögensschutz für Unternehmer zählt zu den zentralen Zukunftsfragen moderner Unternehmensführung. Mit wachsendem unternehmerischem Erfolg steigen Haftungsrisiken, steuerliche Zugriffsmöglichkeiten und insolvenzrechtliche Gefahren. Eine professionelle Vermögensstruktur entscheidet darüber, ob unternehmerische Risiken das private Lebenswerk gefährden oder konsequent abgeschirmt bleiben.

Dittmann Rechtsanwälte und die Dittmann Steuerkanzlei beraten Unternehmer seit Jahren genau an dieser Schnittstelle von Gesellschaftsrecht, Steuerrecht und strategischem Vermögensschutz.

Warum Vermögensschutz für Unternehmer unverzichtbar ist

Unternehmerisches Handeln ist stets mit Risiken verbunden. Dazu gehören unter anderem:

• Organ- und Geschäftsführerhaftung
• steuerliche Haftungszugriffe
• vertragliche und deliktische Haftung
• Insolvenzanfechtung und persönliche Inanspruchnahme
• familiäre Risiken wie Scheidung oder Erbauseinandersetzungen

Ohne klare Strukturierung haftet häufig nicht nur das Unternehmen, sondern mittelbar auch das Privatvermögen des Unternehmers.

Ziel jeder Vermögensschutzstrategie ist es daher, Risiken dort zu belassen, wo sie entstehen – im Unternehmen – und das Privatvermögen konsequent davon zu trennen.

Trennung von Privatvermögen und Firmenvermögen – der zentrale Grundsatz

Die rechtliche Trennung von privatem und betrieblichem Vermögen ist der Grundpfeiler jedes belastbaren Schutzkonzepts. Allein die Gründung einer GmbH oder Holding reicht hierfür jedoch nicht aus.

In der Praxis scheitert der Vermögensschutz häufig an:

• privaten Bürgschaften für Gesellschaftsverbindlichkeiten
• ungesicherten Gesellschafterdarlehen
• Vermischung privater und betrieblicher Zahlungsströme
• Immobilien oder Kapitalanlagen im ungeschützten Privatvermögen

Dittmann Rechtsanwälte sehen regelmäßig Fälle, in denen Unternehmer formal haftungsbeschränkt sind, wirtschaftlich jedoch ihr gesamtes Privatvermögen exponiert bleibt.

Die Stiftung – das wirkungsvollste Instrument des Vermögensschutzes

Die Stiftung stellt die höchste Stufe des Vermögensschutzes dar. Sie ermöglicht eine dauerhafte und rechtssichere Verselbstständigung von Vermögenswerten.

Kerneigenschaften der Stiftung:

• Vermögen gehört nicht mehr dem Unternehmer
• kein Zugriff privater Gläubiger
• keine Zugehörigkeit zum Insolvenzvermögen
• Schutz vor Zersplitterung im Erbfall
• klare Zweckbindung und langfristige Stabilität

Aus Sicht von Dittmann Steuerkanzlei ist die Stiftung insbesondere für Unternehmer mit substanziellen Unternehmensbeteiligungen, Immobilienvermögen oder Kapitalanlagen ein zentrales Gestaltungsinstrument.

Stiftung und Unternehmen – strategische Vermögensarchitektur

In der unternehmerischen Praxis wird die Stiftung häufig mit Holdingstrukturen kombiniert:

• Stiftung als Gesellschafterin einer Holding-GmbH
• Übertragung von Unternehmensanteilen auf eine Familienstiftung
• Trennung von Kontrolle und wirtschaftlichem Eigentum
• langfristige Sicherung des Unternehmensvermögens

Der Unternehmer bleibt über Beiräte, Geschäftsführungsfunktionen oder Satzungsrechte steuernd eingebunden – ohne das Vermögen dem persönlichen Haftungsrisiko auszusetzen.

Dittmann Rechtsanwälte entwickeln solche Strukturen stets individuell und unter Berücksichtigung gesellschafts-, steuer- und erbrechtlicher Aspekte.

Vermögensschutz, Steueroptimierung und Nachfolge aus einer Hand

Ein besonderer Vorteil der Stiftung liegt in ihrer Vielschichtigkeit:

• Vermögensschutz: Abschirmung gegen Haftung und Gläubiger
• Steuerstruktur: planbare Besteuerung von Erträgen
• Nachfolgeplanung: generationenübergreifende Kontinuität
• Familienfrieden: klare Regeln statt Streitpotenzial

Gerade diese integrierte Betrachtung macht die Beratung durch Dittmann Rechtsanwälte und Dittmann Steuerkanzlei für Unternehmer besonders wertvoll.

Fazit: Vermögensschutz ist strategische Unternehmerpflicht

Vermögensschutz beginnt nicht bei der Krise, sondern lange davor. Wer unternehmerisch denkt, schützt nicht nur Umsätze und Gewinne, sondern vor allem das geschaffene Vermögen.

Die konsequente Trennung von Privat- und Firmenvermögen – ergänzt durch eine professionelle Stiftungslösung – ist der nachhaltigste Weg, unternehmerische Freiheit und private Sicherheit miteinander zu verbinden.

Welche Holdingmodelle sinnvoll sind, wo die Vorteile liegen und welche Nachteile realistisch zu berücksichtigen sind

Die Holdingstruktur ist eines der wirkungsvollsten Instrumente moderner Unternehmens- und Vermögensplanung. Richtig gestaltet, ermöglicht sie Steueroptimierung, Haftungstrennung, Vermögensschutz und Nachfolgeplanung aus einer Hand. Falsch oder unreflektiert umgesetzt, kann sie hingegen zu unnötiger Komplexität, steuerlichen Nachteilen und rechtlichen Risiken führen.

Dittmann Rechtsanwälte und die Dittmann Steuerkanzlei beraten Unternehmer seit Jahren bei der Konzeption und Umsetzung passgenauer Holdingstrukturen – stets mit dem Ziel, wirtschaftliche Vorteile rechtssicher zu realisieren.

Was ist eine Holdingstruktur?

Unter einer Holdingstruktur versteht man eine mehrstufige Unternehmensorganisation, bei der eine übergeordnete Gesellschaft (Holding) Beteiligungen an einer oder mehreren operativen Gesellschaften hält. Die Holding ist regelmäßig nicht operativ tätig, sondern dient der Beteiligungsverwaltung, Finanzierung, Vermögensbündelung und strategischen Steuerung.

Typischer Aufbau:

• Holdinggesellschaft (z. B. GmbH, Stiftung oder Genossenschaft)
• eine oder mehrere operative Tochtergesellschaften

Diese Trennung ist die Grundlage für steuerliche Effizienz und rechtliche Abschirmung.

Warum Unternehmer Holdingstrukturen nutzen

Unternehmer setzen Holdingstrukturen ein, um mehrere Ziele gleichzeitig zu erreichen:

• steuerbegünstigte Gewinnausschüttungen und Reinvestitionen
• Haftungstrennung zwischen operativem Risiko und Vermögenswerten
• Schutz von Unternehmens- und Privatvermögen
• Vorbereitung von Unternehmensverkauf oder Nachfolge
• Strukturierte Expansion (Zukäufe, Beteiligungen, Joint Ventures)

Dittmann Rechtsanwälte weisen regelmäßig darauf hin, dass die Holding kein Selbstzweck ist, sondern ein strategisches Werkzeug, das klare Ziele voraussetzt.

Die GmbH-Holding – der steuerliche Klassiker

Vorteile der GmbH-Holding

Die GmbH-Holding ist das in der Praxis am häufigsten genutzte Modell:

• 95 % steuerfreie Gewinnausschüttungen von Tochtergesellschaften
• 95 % steuerfreie Veräußerungsgewinne beim Verkauf von Beteiligungen
• klare Haftungsbegrenzung auf Gesellschaftsebene
• hohe Flexibilität bei Finanzierung und Beteiligungen
• breite Akzeptanz bei Banken und Investoren

Aus Sicht der Dittmann Steuerkanzlei ist die GmbH-Holding insbesondere für wachstumsorientierte Unternehmer steuerlich hochattraktiv.

Nachteile der GmbH-Holding

• zusätzlicher Verwaltungs- und Buchhaltungsaufwand
• mehrere Jahresabschlüsse
• kein vollständiger Schutz des Privatvermögens, wenn die Holding dem Unternehmer direkt gehört
• Steuerbelastung bei Ausschüttung ins Privatvermögen

Die GmbH-Holding ist primär ein Steuer- und Organisationsinstrument, kein umfassender Vermögensschutz.

Die Stiftung als Holding – maximale Sicherheit und Langfristigkeit

Vorteile der Stiftung-Holding

Die Stiftung als Holding gilt als Königsklasse der Strukturierung:

• vollständige Trennung von Privat- und Unternehmensvermögen
• kein Zugriff privater Gläubiger
• keine Zugehörigkeit zum Insolvenzvermögen des Unternehmers
• generationenübergreifende Stabilität
• ideale Kombination aus Vermögensschutz und Nachfolgeplanung

In der Praxis hält die Stiftung häufig die Anteile an einer Holding-GmbH oder direkt an operativen Gesellschaften. Dittmann Rechtsanwälte nutzen diese Struktur gezielt bei Unternehmern mit substanziellem Vermögen.

Nachteile der Stiftung

• höherer Planungs- und Beratungsaufwand
• langfristige Bindung an den Stiftungszweck
• geringere Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen
• erhöhte Governance- und Verwaltungspflichten

Die Stiftung eignet sich für Unternehmer, die Vermögen sichern und erhalten, nicht kurzfristig konsumieren wollen.

Die Genossenschaft als Holding – ein Sondermodell

Vorteile der genossenschaftlichen Holding

Die Genossenschaft kann als Holding sinnvoll sein, wenn mehrere Unternehmer gemeinsame Interessen verfolgen:

• demokratische Struktur (Mitgliederprinzip)
• geeignet für Kooperationen und Verbundmodelle
• Haftungsbegrenzung
• langfristige Stabilität gemeinsamer Projekte

Nachteile der Genossenschaft

• komplexes Genossenschaftsrecht
• Pflichtprüfung durch Prüfungsverbände
• geringere steuerliche Attraktivität im Vergleich zur GmbH
• eingeschränkte Flexibilität
• oft geringere Akzeptanz bei Investoren

Aus Beratungssicht der Dittmann Steuerkanzlei ist die Genossenschaft für klassische inhabergeführte Unternehmen eher die Ausnahme.

Steuerliche und rechtliche Gesamtbewertung

Die optimale Holdingstruktur ergibt sich stets aus der Gesamtbetrachtung von Steuern, Haftung, Vermögen und persönlicher Lebensplanung.

Fazit: Die richtige Holding ist immer individuell

Holdingstrukturen bieten enorme Vorteile – wenn sie strategisch durchdacht sind. Die GmbH-Holding überzeugt durch Steueroptimierung, die Stiftung durch Vermögensschutz und Nachfolge, die Genossenschaft durch kooperative Modelle.

Dittmann Rechtsanwälte und Dittmann Steuerkanzlei empfehlen daher keine Standardlösungen, sondern eine individuell abgestimmte Struktur, die rechtlich sicher und steuerlich effizient ist.

Ein Gesellschafterwechsel in der GmbH ist normalerweise eine klare Sache: Notartermin, Unterschriften, Handelsregisteranmeldung, neue Gesellschafterliste. Alles offiziell, alles sauber.

Doch was passiert, wenn der Wechsel nicht offen, sondern eher „durch die Hintertür“ passiert? Also verdeckt? Und warum kann das für Geschäftsführer/innen – auch hier in Dresden und Chemnitz – schnell zum echten Problem werden?

Was ist überhaupt ein verdeckter Gesellschafterwechsel?

Ein verdeckter Gesellschafterwechsel liegt vor, wenn jemand wirtschaftlich neuer Gesellschafter wird, ohne dass dies rechtlich festgehalten wird und vor allem: ohne dass die Gesellschafterliste angepasst wurde.

Wie kann das passieren?

Im Grunde nur auf zwei (offiziellen) Wegen:

1. Erbschaft
   Ein Gesellschafter verstirbt, und seine Anteile gehen automatisch auf die Erben über – ganz ohne Notar, ganz ohne Register. Und manchmal auch: ganz ohne Mitteilung an die Gesellschaft.
2. Schenkung oder Übertragung innerhalb von Familien oder verbundenen Unternehmen
   Das ist oft „unter uns“ geregelt… nur leider nicht im Handelsregister.

Bei Personengesellschaften (GbR, KG) gibt es dieses Problem am Rande auch. Aber die GmbH trifft es besonders hart – denn hier spielt die Gesellschafterliste die Hauptrolle.

Die grundsätzlich bestehende Möglichkeit einer Treuhandstellung im Hinblick auf den Geschäftsanteil spielt nur noch eine untergeordnete Rolle – durch das Transparenzregister ist die „wirtschaftliche“ Gesellschafterstellung offenzulegen, bei Verstößen drohen Bußgelder.

Warum ist die Gesellschafterliste so gefährlich wichtig?

Weil sie im GmbH-Recht nahezu heiligen Status hat: Nur wer in der Gesellschafterliste steht, gilt gegenüber der Gesellschaft als Gesellschafter.

Nicht der Erbe, nicht der Beschenkte – sondern derjenige, der in der Liste steht.

Und genau hier beginnt der Spaß. Oder auch der Ärger.

Für den Geschäftsführer ist die Liste Pflichtprogramm

Die geschäftsführende Person hat die gesetzliche Pflicht, die Liste vollständig und richtig zu halten.
Nicht der Notar. Nicht der Erbe. Nicht „irgendwer“.
Er (bzw. sie falls es eine Geschäftsführerin ist).

Was bedeutet das?

Wenn ein verdeckter Wechsel stattfindet – also wenn z. B. der Erbe längst wirtschaftlich Anteilseigner ist, aber die Gesellschaft das nicht weiß – läuft die geschäftsführende Person sehenden Auges in die Haftungsfalle. Und das kann teuer werden.

Was sind die praktischen Folgen eines verdeckten Gesellschafterwechsels?

1. Die Einladung zur Gesellschafterversammlung geht an die falsche Person

Die Einladung muss an die Person gehen, die in der Liste steht – nicht an den tatsächlichen wirtschaftlichen Eigentümer.

Resultat:

Der falsche Mensch sitzt am Tisch.

Der richtige Mensch sitzt zuhause – und kann später alles anfechten.

2. Gesellschafterbeschlüsse können wackelig werden

Wird falsch eingeladen, ist das Risiko groß:

• Beschlüsse sind anfechtbar
• In Extremfällen sogar nichtig

Das betrifft z. B.:

• Geschäftsführerbestellungen
• Gewinnverwendungsbeschlüsse
• Satzungsänderungen
• Kapitalmaßnahmen

Ein verdeckter Gesellschafterwechsel kann damit die Handlungsfähigkeit der GmbH in Dresden, Chemnitz oder überall sonst in Deutschland erheblich gefährden.

3. Haftung der geschäftsführenden Person

Wenn bekannt wird, dass die Gesellschafterliste falsch war und der Geschäftsführer seiner Pflicht zur Berichtigung nicht nachgekommen ist, kann er/sie haftbar gemacht werden.

Das gilt besonders dann, wenn:

• Hinweise auf den Wechsel vorlagen, jedoch nicht aktiv nachgefragt wurde
• Offiziell vorliegende Informationen nicht aufgenommen und entsprechend umgesetzt wurden
• … und somit die falsche Gesellschafterliste Grundlage einer Beschlussfassung war

4. Im Extremfall: Gefahr für den Bestand der GmbH

Das klingt dramatisch, ist jedoch in unserer Praxis in Dresden und Chemnitz schon vorgekommen. Denn wenn Beschlüsse über längere Zeit unwirksam sind, kann die Gesellschaft schlicht blockiert werden, und genau diese Handlungsunfähigkeit kann sich zum Existenzproblem auswirken — manchmal schneller als gedacht.

Praxisbeispiel aus Dresden

Ein Gesellschafter verstirbt, die Tochter erbt die GmbH-Anteile.
Die Familie geht davon aus: „Das läuft automatisch.“
Das ist korrekt – aber nur im Innenverhältnis.
Nach außen bleibt der Vater weiter in der Gesellschafterliste.

Die GmbH lädt zur Versammlung ein – und schickt die Einladung an den längst Verstorbenen.
Die Tochter fechtet alle Beschlüsse an.
Ergebnis: Chaos. Und ein Geschäftsführer mit Schweißperlen auf der Stirn.

Wie verhindert man verdeckte Gesellschafterwechsel?

Ganz einfach: Die Pflicht zur Mitteilung eines Gesellschafterwechsels sollte in den Gesellschaftsvertrag aufgenommen werden.

Hierbei sollte jeder Gesellschafter verpflichtet werden,

• Schenkungen,
• Erbfälle,
• Anteilsübertragungen innerhalb von Familien,
• oder Übertragungen auf verbundene Unternehmen

unverzüglich zu melden.

Nur so weiß der Geschäftsführer / die Geschäftsführerin, wann die Liste zu aktualisieren ist. Im gleichen Zug sollte bei Unterlassen der Meldung eine entsprechende Sanktion im Vertrag festgelegt werden.

Selbstverständlich kann man nach seinem eigenen Tod keine Informationen mehr weitergeben, daher legen wir unseren Mandanten in Dresden und Chemnitz immer nahe, einen entsprechenden Hinweis in ihr Testament aufzunehmen.

Fazit: Kleine Ursache, große Wirkung

Ein verdeckter Gesellschafterwechsel entsteht schneller, als man denkt – und kann für eine GmbH große Probleme auslösen. Für die geschäftsführende Person heißt das: Wachsam bleiben, klare Meldepflichten einbauen und die Gesellschafterliste konsequent aktuell halten.

Wenn Sie Fragen zu verdeckten Gesellschafterwechseln, zur Gestaltung Ihres Gesellschaftsvertrags oder zur Absicherung der Geschäftsführung haben: In unseren Kanzleistandorten Dresden und Chemnitz beraten wir Sie gern – kompetent, praxisnah und ohne juristische Umwege.

Sprechen Sie uns gern an!

Dieser Blog wurde unter Einbeziehung von KI erstellt und vom Fachanwalt für Gesellschaftsrecht Sandro Dittmann auf Richtigkeit überprüft.

Digitale Meetings gehören längst zum Alltag. Kein Wunder also, dass viele Unternehmerinnen und Unternehmer sich fragen, ob auch Gesellschafterversammlungen online stattfinden dürfen – zum Beispiel per Videokonferenz.

Die kurze Antwort lautet: Ja, das geht.
Die etwas längere: Ja, aber nicht ohne bestimmte Regeln.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wann virtuelle Versammlungen zulässig sind, welche Voraussetzungen gelten und worauf Sie besonders achten sollten.

1. Rechtlicher Überblick – wie „online“ darf es sein?

GmbH

Für die GmbH ist die Rechtslage inzwischen erfreulich klar: Gesellschafterversammlungen dürfen auch per Videokonferenz oder fernmündlich stattfinden, wenn alle Gesellschafter dem zuvor zustimmen.
Diese Zustimmung muss allerdings in Textform, also z. B. per E-Mail, erfolgen.

Das bedeutet: Auch ohne spezielle Satzungsklausel ist eine virtuelle Versammlung möglich. Dies kann gegebenenfalls schon in der Satzung bzw. im Gesellschaftsvertrag verankert sein. Es ist auch möglich, dass hierzu schon bestimmte Grundsätze und Regeln hinterlegt sind, daher lohnt es sich, vorab einen Blick in den Gesellschaftsvertrag zu werfen.

Aktiengesellschaft

Für eine Aktiengesellschaft (AG) gelten etwas strengere Spielregeln: Eine virtuelle Hauptversammlung ist nur dann erlaubt, wenn

1. die Satzung sie ausdrücklich vorsieht oder
2. die Satzung den Vorstand dazu ermächtigt.

Außerdem müssen bestimmte Standards erfüllt sein, etwa

• vollständige Bild-/Tonübertragung,
• sichere Stimmrechtsausübung,
• Möglichkeit zu Fragen und
• Widerspruchsmöglichkeit für Aktionäre.

Kurz gesagt:
→ Bei der GmbH geht’s grundsätzlich mit Zustimmung aller.
→ Bei der AG nur über die Satzung.

2. Warum sich virtuelle Gesellschafterversammlungen lohnen

Viele unserer Mandanten entscheiden sich aus Zeit- und Kostengründen inzwischen bewusst für Online-Formate. Gerade in Krisensituationen oder im laufenden Geschäftsjahr, wenn kurzfristige Entscheidungen notwendig sind, kann eine virtuelle Gesellschafterversammlung ein echter Vorteil sein.

3. Wie läuft eine virtuelle Versammlung rechtssicher ab?

Damit die Online-Versammlungen rechtssicher sind, müssen ein paar Punkte beachtet werden:

Schritt 1: Wählen Sie ein Video-Tool, das die DSGVO berücksichtigt

Da Sie vermutlich nicht wünschen, dass die Inhalte Ihrer Gesellschafterversammlung im Zweifel der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden können, sollten Sie bei der Auswahl des Video-Tools auf die Einhaltung des Datenschutzes achten. Hierbei ist insbesondere die Speicherung der Daten und der Ort der Server zu bedenken. Anbieter mit Servern, die außerhalb der EU liegen, sind grundsätzlich nicht geeignet. Sprechen Sie hierzu im Zweifel vorab mit Ihren IT-Experten und Datenschutzbeauftragen.

Schritt 2: Holen Sie die Zustimmung aller Gesellschafter ein

Wie erwähnt, braucht es (mindestens bei der GmbH) die Zustimmung aller Beteiligten in Textform.
Ein einfacher Satz per E-Mail reicht.

Beispiel:
„Ich stimme der Durchführung der Gesellschafterversammlung der XY GmbH am [Datum] per Videokonferenz zu.“

Um Zeit zu sparen, kann diese Zustimmung kann auch gleich in der Einladung mit angefragt werden. Achten Sie darauf, dass die schriftliche Zustimmung von allen Gesellschaftern und Gesellschafterinnen vorliegt, bevor die Versammlung beginnt!

Schritt 3: Einladung mit klarem Ablauf

Die Einladung sollte – wie gewohnt –

• Fristen einhalten,
• Tagesordnungspunkte enthalten und
• Ort/Medium nennen.

Bei virtuellen Terminen sollten zusätzliche folgende Informationen genannt werden:

• Einwahldaten
• Kurz-Anleitung / technischer Hinweis
• Kontakt für Rückfragen

Schritt 4: Teilnahme dokumentieren

Auch online muss eindeutig klar sein, wer teilgenommen und abgestimmt hat. Dafür genügt in der Praxis eine Liste aller Zugeschalteten, inklusive Vertretungen und Vollmachten. Diese Liste muss separat geführt werden.

Schritt 5: Abstimmung transparent gestalten

Abstimmungen können z. B. über

• Abstimmungsfunktionen in Videotools,
• „Handheben“ oder
• namentlichen Aufruf
  erfolgen.

Ganz wichtig: Mehrheitserfordernisse und Stimmrechtsausschlüsse müssen bei einer Online-Beschlussfassung genau wie in Präsenz beachtet werden.

Außerdem: Wenn die Internetverbindung nicht stabil ist und Inhalte manchmal nicht flüssig vermittelt werden konnten, sollte im Abschluss noch einmal die zu bestätigende Abfrage erfolgen, ob alle jederzeit alles verstanden haben. So vermeiden Sie spätere Ausflüchte.

Schritt 6: Protokoll erstellen

Wie bei einer klassischen Versammlung wird anschließend eine Niederschrift erstellt. Darin sollten auch die technischen Rahmenbedingungen (z. B. verwendete Software) sowie die Anwesenheitsliste dokumentiert werden. Es gibt zeitsparende und DSGVO-konforme Tools, die Besprechungen Wort für Wort unter Zuordnung der sprechenden Personen mitschneiden und zusätzlich Zusammenfassungen erstellen. Das Ergebnis sollte dennoch im Anschluss von einer Person, die der Versammlung beigewohnt hat, noch einmal kritisch geprüft und ggf. korrigiert werden.

4. Besondere Fälle – was ist mit satzungsändernden Beschlüssen?

Auch Änderungen der Satzung oder andere beurkundungspflichtige Beschlüsse können im Rahmen einer virtuellen Versammlung gefasst werden. Hierfür ist lediglich die Einbindung des Notars zu organisieren. In der Praxis funktioniert dies meist problemlos, da viele Notare ebenfalls digital unterstützt arbeiten.

5. Häufige Fehler (und wie man sie vermeidet)

Zustimmung vergessen

Die Zustimmung zur Teilnahme an einer virtuellen Gesellschafterversammlung muss unbedingt vor Beginn der Versammlung in Textform eingeholt werden.

Satzungsregeln missachtet

Prüfen Sie immer vorab, ob in der Satzung bzw. im Gesellschaftsvertrag bereits Vorgaben zu Video- oder Hybridformaten vorhanden sind.

Mangelnde bzw. schlechte Dokumentation

Die Anwesenheit aller Gesellschafter muss klar notiert sein, Abstimmungen müssen transparent mitgeschnitten werden, Vollmachten müssen entsprechend vorhanden sein, und technische Hinweise und etwaige Schwierigkeiten müssen ordentlich festgehalten werden, damit es im Nachhinein keine Diskussionen gibt.

6. Zusammenfassende FAQ – kurz & knapp

Brauche ich für die Durchführung einer virtuellen Gesellschafterversammlung eine entsprechende Klausel in der Satzung?

Für die GmbH: Nicht zwingend.

Für die AG: Ja.

Reicht ein Video-Call ohne Protokoll?

Nein. Ein Protokoll ist immer zwingend erforderlich.

Kann ein Gesellschafter die Online-Form ablehnen?

Ja, das ist bei einer GmbH möglich, sofern in der Satzung bzw. im Gesellschaftsvertrag keine andere Regelung vorhanden ist.

Bei einer AG muss dieser Fall sowieso in der Satzung geregelt sein.

Fazit

Virtuelle Gesellschafterversammlungen sind möglich – und oft sogar sinnvoll. Vor allem in der GmbH ist der Weg inzwischen flexibel und rechtlich solide ausgestaltet. Mit einem klaren Ablauf, einer dokumentierten Zustimmung und einer sauberen Protokollierung lassen sich Beschlüsse ohne Weiteres rechtssicher fassen.

Ob virtuell, hybrid oder weiterhin klassisch in Präsenz:
Der Gesellschaftsvertrag bleibt der Schlüssel.
Wer hier vorausschauend gestaltet, vermeidet spätere Überraschungen.

Unterstützung gewünscht?

Wir beraten Sie

• bei der Gestaltung Ihrer Satzung,
• bei der Einladung und Durchführung virtueller Versammlungen und
• bei der Absicherung Ihrer Gesellschafterbeschlüsse.

Ob rein online oder hybrid: Wir sorgen dafür, dass es rechtlich sitzt – und praktisch funktioniert. Sprechen Sie uns bei Fragen gern an!

Dieser Blog wurde unter Einbeziehung von KI erstellt und vom Fachanwalt Sandro Dittmann auf fachliche Richtigkeit geprüft.

• Wenn Gesellschafter streiten, stellt sich schnell die Frage: Gehen wir zu einem Schiedsgericht oder einem „ordentlichen“ Gericht? Wir erklären in diesem Blog die wichtigsten Unterschiede – verständlich und praxisnah.

Schiedsgericht: privat, vertraulich, bindend

• Ein Schiedsgericht ist kein staatliches Gericht. Stattdessen handelt es sich um ein privates Verfahren:
• Die Parteien bestimmen gemeinsam einen neutralen Schiedsrichter.
• Alternativ wird der Schiedsrichter durch eine Institution wie die IHK Dresden oder Chemnitz ernannt.

Vorteile eines Schiedsgerichts

• Vertraulichkeit: Schiedsgerichte finden – anders als die Gerichtsverfahren – unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt.
• Flexibilität: Die Parteien legen ihre Regeln selbst fest. Idealerweise geschieht dies schon vorab im Gesellschaftsvertrag.
• Schnelligkeit: Die Verfahren kommen oftmals sehr viel schneller zum Ziel als vor einem ordentlichen Gericht, weil zwischen den einzelnen Gerichtsterminen oft Monate liegen können.

Nachteile

• Hohe Kosten: Die Schiedsrichterhonorare fallen zusätzlich an und müssen direkt gezahlt werden.
• Endgültigkeit: Die Entscheidung des Schiedsgerichtes ist bindend. Damit ist eine Berufung kaum möglich, selbst, wenn man ganz und gar nicht einverstanden ist.

Normales Gericht: staatlich, berechenbar, mit Berufung

Das ordentliche Gericht – z. B. das Landgericht Dresden oder das Landgericht Chemnitz – ist der klassische Rechtsweg.

Merkmale

• Richter vom Staat: Die Entscheidungen werden durch unabhängige, gesetzlich bestellte Richter gefällt. Damit hat man keinerlei Einfluss auf die Person, die das Urteil ausspricht.
• Rechtsmittel möglich: Wenn man mit dem Ergebnis nicht einverstanden ist, ist eine Berufung und Revision möglich, d.h., es kann eine zweite Instanz eröffnet werden.
• Feste Gebühren: Die Gerichtskosten richten sich nach klaren Tabellen, sodass die Kosten oft absehbarer sind als bei einem Schiedsgericht.

Mediation: Einigung statt Urteil

Als Alternative gibt es die Mediation. Eine Liste möglicher Mediatoren können Sie z.B. von der IHK Dresden erhalten. Mediatoren bleiben neutral und vermitteln als Außenstehende zwischen den Parteien. Ihr Ziel ist es, über Gespräche und Perspektivenwechsel eine Lösung zu erarbeiten, die beide Seiten akzeptieren können.

Praxisbeispiele aus Dresden und Chemnitz

• Dresden: Zwei Gesellschafter einer GmbH haben im Gesellschaftsvertrag eine Schiedsklausel vereinbart. Bei einer Meinungsverschiedenheit zum Thema Gewinnausschüttung dürfen sie deshalb nicht zum Landgericht Dresden, sondern müssen erst ein Schiedsgericht anrufen.
• Chemnitz: Eine GbR ohne Schiedsklausel muss ihren Gesellschafterstreit  über die Kündigung der Geschäftsführung vor dem Landgericht Chemnitz austragen – mit Möglichkeit zur Berufung.

FAQ: Schiedsgericht vs. Gericht in Sachsen

Was kostet ein Schiedsverfahren in Sachsen?

Je nach Streitwert und Zahl der Schiedsrichter kostet ein Schiedsverfahren mehrere Tausend Euro.

Welches Gericht ist in Dresden zuständig?

Ab einem Streitwert von 5.001 € ist das Landgericht Dresden zuständig, bzw., die Kammer für Handelssachen, wenn es sich um eine GmbH oder oHG handelt.

Gibt es beim Schiedsgericht die Möglichkeit, eine Berufung einzulegen?

In der Regel nein – Schiedsentscheidungen sind endgültig.

Ist eine Mediation verpflichtend?

Eine Mediation ist nur verpflichtend, wenn der Gesellschaftsvertrag eine Mediationsklausel enthält. Ansonsten ist dies freiwillig.

Wann ist es besser, das normale Gericht anzurufen?

Wenn die Parteien im Zweifelsfall eine zweite Instanz wünschen oder die Kosten des Schiedsverfahrens scheuen, sollte man direkt zu einem regulären Gericht gehen und nicht das Schiedsverfahren wählen.

Kann ich mir aussuchen, ob ich ein Schiedsgericht oder ein normales Gericht wähle?

Im besten Fall ist dies in Ihrem Gesellschaftsvertrag schon fest geregelt. Sollten Sie dort keine Entscheidung festgelegt haben, müssen Sie sich mit Ihrem Kompagnon abstimmen und über den richtigen Weg einigen. Sprechen Sie uns gern an , wenn Sie unsicher sind, welches der richtige Weg für Sie ist!

Zahlt meine Rechtsschutzversicherung das Schiedsverfahren?

Viele klassische Firmenrechtsschutzpolicen schließen Schiedsverfahren explizit aus. Der Grund hierfür: Die Schiedsrichterkosten sind frei vereinbar und können sehr hoch ausfallen, was für Versicherungen schwer kalkulierbar ist. Prüfen Sie daher unbedingt Ihre Rechtsschutzversicherung, wenn Sie ein Schiedsverfahren in den Gesellschaftsvertrag  aufnehmen.

Manche Versicherungen bieten Zusatzbausteine, die auch Schiedsverfahren oder Mediation abdecken. Bei Mediation sind die Chancen häufig höher, dass die Kosten teilweise übernommen werden, da viele Versicherer das Konzept als Konfliktvermeidung fördern.

Sie haben noch weitere Fragen? Gern unterstützen und beraten wir Sie, inwiefern ein Schiedsgericht, eine Mediation oder ein normales Gericht der richtige Weg ist. Und wenn die Entscheidung schon gefällt ist, begleitet unsere Kanzlei Sie bei Verfahren vor dem Landgericht Dresden oder Chemnitz – praxisnah und mit Fokus auf eine schnelle Lösung.