Eines der großen Tabuthemen im Kollegenkreis – die Betriebsprüfung in der eigenen Arztpraxis. Und in einigen Fällen – sogar ein Ermittlungsverfahren wegen (angeblicher) Steuerhinterziehung.
Dabei kann es grundsätzlich jeden Unternehmer treffen – ein Brief vom Finanzamt mit der Ankündigung einer Außenprüfung (auch Betriebsprüfung genannt).
Der Betriebsprüfung kann man zwar nicht entgehen…
… aber man kann sich sehr gut darauf vorbereiten.
Auch wenn es keine definitiven Gründe für eine Betriebsprüfung gibt – so kann man doch an bestimmten Indizien die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung erkennen.
Eine Betriebsprüfung wird entweder bei konkreten Verdachtsmomenten angeordnet – also z.B. vorliegendem Kontrollmaterial aus der Auswertung anderer Betriebsprüfungen (z.B. dem Einrichtungshaus, indem ein Teil der Möbel bezogen wurde).
Liegen keine konkreten Verdachtsmomente vor, schlägt möglicherweise die Software des Finanzamtes Alarm wenn:
- Der erklärte Gewinn deutlich vom Branchendurchschnitt abweicht
- Oder die Umsätze der Praxis sehr starken Schwankungen unterliegen.
Werden die Steuerbescheide plötzlich nur noch „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ erlassen, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass demnächst eine Betriebsprüfung angeordnet wird.
Mittlerweile geraten verstärkt Ärzte in den Fokus der Finanzverwaltung. Dies hat verschiedene Ursachen – neben der immer wieder thematisierten Umsatzsteuerproblematik in einigen Leistungsbereichen spielt auch die Leistungsfähigkeit eine große Rolle. Erklärtes Ziel der Betriebsprüfung ist schließlich der steuerliche Mehrerlös für die Finanzverwaltung.
Als Unternehmer sollte daher jeder Arzt seine Rechte und Pflichten im Verlauf einer steuerlichen Betriebsprüfung kennen und sich durch Spezialisten in diesem Bereich unterstützen lassen.
Die Vorbereitungsphase auf die Betriebsprüfung
Der Betriebsprüfer steht nicht plötzlich vor der Tür – er muss sein kommen ankündigen. Dies geschieht regelmäßig durch eine schriftliche Prüfungsanordnung.
In der Prüfungsanordnung werden der Prüfungsbeginn und der geplante Ort der Prüfung mitgeteilt.
Grundsätzlich sollen Außenprüfungen in Ihren Geschäftsräumen, also der Arztpraxis, stattfinden.
Das hat allerdings große Nachteile. Der Prüfer kann sich umsehen und auch Mitarbeiter in vermeintlich harmlose Gespräche verwickeln.
Versuchen Sie also, die Prüfung in den Räumen Ihres Steuerberaters oder direkt beim Finanzamt stattfinden zu lassen. Zur Begründung können Sie zum Beispiel anführen, dass Sie dem Prüfer keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen können, oder der Patientenbetrieb erheblich beeinträchtigt wird.
Den Termin für die Prüfung setzt das Finanzamt im Rahmen der Prüfungsanordnung fest – dies sind in der Regel mindestens 4 Wochen. Wenn allerdings Unterlagen in Ordnung gebracht werden müssen, kann diese Frist zu kurz bemessen sein.
Beantragen Sie deshalb mit einer entsprechenden Begründung (Urlaub, Kur, Operation), den Termin zu verlegen. Mit einer guten Begründung kann so nochmals Zeit gewonnen werden.
Kontaktieren Sie im Übrigen bereits bei Erhalt der Prüfungsanordnung einen Fachanwalt für Steuerrecht und Ihren Steuerberater
Beide sollten bereits in der Vorbereitungszeit eingeschaltet werden, um die Buchhaltung auf eventuelle Schwachstellen zu überprüfen.
Gerade der Fachanwalt für Steuerrecht kennt sich mit Betriebsprüfungen und möglichen Rechtsmitteln gut aus und kann die Prüfung bereits vorab in die richtige Bahn lenken.
Machen Sie Ihre Buchhaltung „wasserdicht“. Prüfen Sie die Buchhaltungsunterlagen auf Vollständigkeit, Ordnung und Sauberkeit. Der Prüfer muss in angemessener Zeit Sachverhalte verstehen und nachvollziehen können.
Strafbefreiende Selbstanzeige
Nach Eingang der Prüfungsanordnung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige nicht mehr möglich.
Aus diesem Grund sollte regelmäßig im Vorfeld geschaut werden, ob Sachverhalte zu klären sind. Durch eine rechtzeitige Selbstanzeige einschließlich Zahlung des hinterzogenen Steuerbetrages nebst weiteren anfallenden Kosten (Zinsen), kann der Arzt straflos ausgehen.
Ob die Selbstanzeige noch sinnvoll und möglich ist, sollte möglichst durch einen Spezialisten geprüft werden.
Nach Eingang der Prüfungsanordnung ist lediglich noch eine bußgeldbefreiende Selbstanzeige möglich.
Der Ablauf und die Organisation der Betriebsprüfung
Oftmals wird durch den Prüfer bereits vor Beginn der eigentlichen Prüfung die Übergabe einer Daten-CD mit den gespeicherten Geschäftsdaten (z.B. Buchhaltung) gefordert.
Diesem Wunsch sollte – nach Klärung eventuell noch aufzuarbeitender Sachverhalte – auch entsprochen werden, um eine zügige Vorbereitung der Prüfung und ein gutes Prüfungsklima im Sinne der Arztpraxis zu ermöglichen.
Benennen Sie eine Auskunftsperson
Für die Prüfung sollte eine Auskunftsperson benannt werden, an die sich der Prüfer des Finanzamtes wenden kann. Diese Person muss die wesentlichen Abläufe in der Arztpraxis kennen und über die steuerlichen Verhältnisse informiert sein – idealerweise erteilt also der Praxisinhaber selbst Auskunft.
Damit kann gleichzeitig sichergestellt werden, dass nicht einzelne Mitarbeiter unbedacht Auskünfte gegenüber dem Prüfer erteilen – für die Mitarbeiter sollte ein „Maulkorberlass“ gelten. Gleichzeitig kann dokumentiert werden, welche Fragen durch den Prüfer gestellt werden.
Die Eröffnung der Betriebsprüfung
Die Prüfung wird durch ein Eröffnungsgespräch eröffnet – hier kann und sollte der Arzt dem Prüfer einen allgemeinen Überblick über die Organisation der Arztpraxis, die bestehenden Besonderheiten und die wirtschaftliche Lage der Praxis geben. Im Laufe des Gespräches kann so herausgefunden werden, ob der Betriebsprüfer mit der Branche vertraut ist und besondere Kenntnisse besitzt.
Bereits im ersten Gespräch sollten die Berater anwesend sein – sowohl der Steuerberater als auch der eingeschaltete Fachanwalt für Steuerrecht, um dem Prüfer zu zeigen, dass die Prüfung optimal vorbereitet ist.
Dabei sollte von Anfang an versucht werden, ein konstruktives Prüfungsklima aufzubauen. Hierzu gehört besonders eine effektive Kommunikation zwischen Arzt und Prüfer.
Herausgestellt werden muss bereits im Erstgespräch, dass der Arzt an einer zügigen und effizienten Betriebsprüfung interessiert ist, damit Patienteninteressen gewahrt bleiben.
Im Rahmen dieses ersten Gespräches sollten die allgemeinen Fragen geklärt werden – hierzu zählen die Geschäftszeiten der Arztpraxis, die Vorbereitung des etwaigen Prüfungszimmers in der Praxis und die Vorstellung der durch die Arztpraxis festgelegten Auskunftsperson, damit der Prüfer seine verbindlich festgelegten Ansprechpartner kennt.
Im Anschluss hieran sollte eine kurze Führung durch die Arztpraxis erfolgen.
Die Durchführung der Betriebsprüfung
Den Arzt treffen als Steuerpflichtigen die im Gesetz normierten Mitwirkungspflichten. Auf Verlangen des Prüfers müssen daher Auskünfte über steuerliche Umstände erteilt sowie Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere vorgelegt werden.
Sind zum Verständnis eines Sachverhaltes Erläuterungen notwendig, müssen diese gegeben werden. Auch muss dem Prüfer ein Zugriff auf die EDV gewährt werden.
Dem Arzt steht gegenüber dem Mitwirkungsverlangen des Prüfers ein steuerliches Auskunftsverweigerungsrecht über das zu, was ihm in seiner beruflichen Eigenschaft anvertraut oder bekannt geworden ist. Dieses Recht gilt auch für seine Mitarbeiter. Hierzu zählen zum Beispiel die Patientenkartei oder Arztberichte.
Besteht der Prüfer trotzdem auf der Auskunft, so muss ein Einspruch gegen das Auskunftsverlangen des Prüfers eingelegt und ein Antrag auf „Aussetzung der Vollziehung“ des Auskunftsverlangens gestellt werden.
Wenn der Arzt Beschuldigter einer Steuerstraftat ist, steht ihm auch ein strafrechtliches Schweigerecht zu. Das strafrechtliche Schweigerecht umfasst alle Umstände, die den Arzt belasten könnten.
Die Arztpraxis hat ein Recht darauf, während der Prüfung laufend über die festgestellten Sachverhalte informiert zu werden. Der Prüfer darf den Arzt also nicht erst in der Schlussbesprechung mit seinen Ergebnissen „überrumpeln“. Eine Ausnahme besteht jedoch dann, wenn der Prüfer den Verdacht einer Steuerstraftat hat, da er dann die Steuerfahndung einschalten muss.
Das Ende der Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung endet regelmäßig mit einem Schlussgespräch, in dem die Ergebnisse der Prüfung präsentiert und diskutiert werden.
Hierbei ist es wichtig, streitige Sachverhalte zu diskutieren, um ein mögliches Einspruchs- und anschließendes Klageverfahren vorzubereiten.
Sieht der Prüfer, dass mit Gegenwehr zu rechnen ist, lässt er sich in vielen Fällen überzeugen, diese streitigen Punkte fallen zu lassen. Schließlich hat der Prüfer ein Interesse, mit einer kurzen Prüfung ein möglichst effektives Ergebnis zu erzielen.
Sieht er also, dass ein Einspruchsverfahren und eventuell sogar ein Klageverfahren droht, bedeutet dies für ihn Mehraufwand, der vom Ergebnis effektiv abzuziehen ist.
Abschließendes Fazit
Der Arzt sollte sich von Anfang an einen Beistand suchen, der mit dem Betriebsprüfer auf Augenhöhe kommunizieren kann und auch klare Grenzen aufzeigt.
Dabei sollten Sie auch daran denken, dass Ihr Steuerberater noch oft mit dem Finanzamt zusammenarbeiten muss – daher sind leider sehr oft Aussagen zu hören, wonach „man sich lieber nicht mit dem Finanzamt anlegen sollte“.
Das ist nur bedingt korrekt – die Durchsetzung Ihrer Rechte im Besteuerungsverfahren muss oberstes Anliegen sein. Dass der Steuerberater auch in anderen Sachen mit dem Finanzamt zusammenarbeiten muss ist verständlich – kann und darf aber nicht zu Ihrem Nachteil erfolgen!
Sprechen Sie daher lieber gleich mit einem Fachanwalt für Steuerrecht – der selbstverständlich auch gern mit Ihrem Steuerberater zusammenarbeitet und damit den „schwarzen Peter“ gegenüber dem Finanzamt übernimmt!
Rechtsanwalt Sandro Dittmann
Fachanwalt für Steuerrecht
Fachanwalt für Handels- & Gesellschaftsrecht
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